Muchas empresas mantienen negocios internacionales, lo que hace que sus empleados tengan que viajar por trabajo. Otras muchas empresas permiten el trabajo desde casa o teletrabajo, y te preguntarás, ¿cómo consiguen llevar sus archivos consigo, sin tener que trabajar con pendrives o con su ordenador personal en el trabajo?

Pues bien, se han desarrollado múltiples herramientas para poder trabajar a distancia. Ya sea desde tu casa o, incluso, ¡desde otro país!

En este post te explicaremos cómo funciona una de ellas: Dropbox.

¡Sigue leyendo!

 

¿Qué es Dropbox?


Dropbox es una herramienta desarrollada con el fin de almacenar documentos en una nube o disco duro virtual.

Ésto permite que puedas acceder a tus documentos cuando quieras, desde el lugar que quieras y desde el dispositivo que tengas a mano. En definitiva, es como si llevaras contigo un pendrive pero alojado en internet. La parte buena de esta herramienta es que se puede acceder desde cualquier tipo de dispositivo. Cuando llevas contigo una memoria USB, normalmente, solo se pueden conectar a ordenadores. Con Dropbox puedes conectarte desde tu tablet o dispositivo móvil.

Para poner en funcionamiento esta herramienta es necesario descargarse la aplicación en los dispositivos que la vayas a utilizar.

En el caso de instalarlo en el ordenador, se te creará automáticamente una carpeta en tu ordenador donde podrás guardar todos los documentos que quieras. Aunque parezca que estás guardando los archivos en tu ordenador, en realidad se están guardando también en la nube de Dropbox; lo que hará posible que accedas a esos archivos desde cualquier lugar.

Otra de las ventajas de Dropbox es que puedes compartir archivos con otras personas, que podrán acceder y editarlos. Todos los cambios se guardarán en Dropbox. ¡Se acabó mandar por correo copias y revisiones de archivos!

Debes saber que esta herramienta cuenta con una versión gratuita y otra de pago. La gratuita ofrece 2gb de memoria, lo que es suficiente para el almacenamiento de archivos puntualmente; por ejemplo, cuando necesitas compartir documentos con compañeros/as de trabajo.

Por otra parte, la versión premium te ofrece 1TB de almacenamiento, lo que es más conveniente para una empresa. El precio es de 9,99€/mes.

Dropbox cuenta con múltiples funciones. Te las explicamos a continuación.

 

Otras funciones de Dropbox


La mayoría de las funciones que ofrece Dropbox son para aquellos que tengan la opción premium. Aquí te dejamos algunas de ellas:

  • Descarga de archivos sin conexión: ¿Quieres ver tus archivos cuando estés sin conexión? con la función premium podrás descargar tus archivos aunque no tengas conexión a internet.
  • Borrado remoto de archivos: en caso de robo o pérdida del dispositivo podrás borrar o bloquear los archivos guardados en tu nube para que nadie pueda acceder a ellos. No debes preocuparte por tus archivos.
  • Restauración de archivos borrados: si borras algún archivo o documento y necesitas tenerlo de vuelta, ¡no te preocupes! podrás recuperarlo en un límite de 30 días.
  • Compartir archivos pesados: como te hemos explicado antes, en tu trabajo muchas veces tendrás que compartir documentos con tus compañeros/as, y gracias a Dropbox no necesitarás una memoria USB.  Muchas veces los documentos que queremos compartir ocupan demasiado o pesan demasiado; con Dropbox podrás compartirlo sin preocuparte por el tamaño del archivo.
  • Escáner de recibos: a través de la aplicación móvil, puedes escanear recibos y compartirlos para llevar al día los gastos del trabajo, por ejemplo, en un viaje de negocios. ¡Se acabó el guardar los recibos en papel para luego pasarlos a la empresa!
  • Previsualización de archivos: puedes previsualizar los archivos en cualquier formato, aunque tu dispositivo no tenga la aplicación para poder leerlo.
  • Comentarios: aquellos que tengan compartidos los documentos, pueden añadir comentarios sobre dicho documento, sin necesidad de editarlo.
  • Proteger cuenta: mediante códigos de verificación podrás proteger tu cuenta de Dropbox para que nadie acceda a los archivos que tienes subidos.
  • Solicitar archivos: si necesitas que alguien te envíe algún archivo, podrás mandarle un enlace. Si no tienen cuenta de Dropbox, también podrán compartirte los archivos si tú lo solicitas.  

Estas son algunas de las funciones de Dropbox y los beneficios de utilizar esta herramienta. ¡Anímate a utilizarlo!

Si necesitas o quieres más información, ¡contáctanos!


Paula Cejas Castela

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